看護師の業務改善の進め方と例。雑用・雑務を減らす小さな見直し

忙しさの正体を、4つの箱に分けてみる

「業務が多い」「雑用ばかり」という言葉には、種類の違う仕事が混ざっています。人が足りない話なのか、仕事そのものが余計に増えている話なのか、他の人に頼めるのに自分が抱えている話なのか。混ぜたままだと、改善の案が「人を増やしてほしい」で止まりやすくなります。

まず、一日の仕事を思い出して、次の4つの箱に入れてみます。入れ方に正解はなく、迷ったら「今日の自分の感覚」で決めれば足ります。

• 看護でなければできない仕事：観察、判断、処置、患者さんや家族への説明など
• 看護の周りにあるが、他の職種や仕組みでも回せるかもしれない仕事：物品の補充、搬送、書類や検体を運ぶこと、片づけ、電話の取り次ぎなど
• 手間が二重になっている仕事：同じ内容を複数の記録に写す、同じ連絡を別々の人に何度も伝える、探し物や待ち時間など
• 減らしても困らないかもしれない仕事：誰も見なくなった記録欄、理由を聞かれると答えにくい、続いているだけの慣習

「雑用」と呼ばれやすいのは、2番目から4番目の箱です。ただ、どれも現場では意味のある場面があります。「雑用だから悪い」と決めつけず、「いまの形のまま、自分が持つ必要があるか」を問いにすると、話が前に進みます。

なお、記録、確認、申し送りなど、患者さんの安全に関わるものは、自分の判断だけで減らさないでください。探すのは手順を削る方法ではなく、「同じ手間を重ねている所」と「持ち方に偏りがある所」です。減らせるかどうかは、職場の決まりと、リーダーや師長の判断で決まります。

手の打ち方は、仕事の種類で変わる

印をつけた仕事に、どの手が合うかを考えます。打ち方は大きく4つあります。仕事によって、効きやすい手が違います。

• まとめる：補充に何度も往復しているなら、午前と午後の巡回にまとめる。同じ内容の連絡を何度も伝えているなら、伝える場面を1回にそろえる
• 見える化する：探し物が多いなら、置き場所に名前を書く、定数と補充の目印をつける。見つかるまでの時間が減ると、その分が看護の時間に戻る
• 渡す：他の職種、補助の人、当番の仕組みで回せる仕事は、頼み方と範囲を決めて渡す。頼むときは、人手が足りない中で相手の負担も増えないか、見てから
• やめる・減らす：見直す理由が説明できるものは、リーダーや師長に確認したうえで試す。安全に関わるものは、提案の形にとどめる

どの手でも、まず自分の動きの範囲でできることから始めると、周りの人に迷惑がかからず、試しやすくなります。他の人の仕事に及ぶ変更は、一人で決めるとかえって混乱を生みます。ここは、周りと合意してから動きます。

表の例は、どれも「1つの場面に絞る」と「前後で数える」が組み合わせやすいものです。申し送りの型は申し送りを短くまとめる型と例文に、詳しく書いています。

たとえば、補充の往復が多い場合。一人で試せるのは、「自分が回るときに、足りなくなりそうな物をまとめて取る」ことです。チームで決めるのは、「補充の当番を日替わりにする」「定数を見直す」といったことになります。前者で効果が見えたら、後者を提案する材料になります。

1週間だけ試して、数えてから話す

改善の話が「みんな忙しいから」で終わってしまうのは、効果が見えにくいからです。1週間だけ試して、前後の数を比べると、話すときの根拠になります。数え方は、正の字を書く程度の簡単なもので足ります。

• 1. 対象を1つに絞る（例：補充のための往復）
• 2. 試す期間を決める（1週間だけと決めると、戻すのも気楽）
• 3. 試す前の1日は、回数や、探し物に使った時間のおおよそを、メモに書く
• 4. 試している間も、同じ数え方で書く
• 5. 終わったら、増えた点と減った点を見て、続ける・戻す・提案する、のどれかを決める

数えるのは、記録を増やすためではなく、効果を確かめるためです。負担になるようなら、「回数だけ」「ひとつの場面だけ」と、さらに小さくします。続けることを優先します。

試したあとに、リーダーや師長に話すときの順番は、事実、試した結果、提案、相手の負担の少ない形、の順がおすすめです。「やりたくない」という言い方ではなく、「こうすると回りやすい」という言い方にすると、相手も受け取りやすくなります。

補充で何度も往復していたので、1週間だけ、午前と午後の2回にまとめて回してみました。往復の回数が減ったので、病棟全体でもできるか、相談させてください。

試した結果を、リーダーや師長に持ちかける例

院内の業務改善の発表や、研究のテーマを探している人にも、この手順は使えます。「何が困っていたか（前の数）」「何を試したか」「どう変わったか（後の数）」「次に何をするか」の4つで、発表の骨組みになります。大きなテーマより、ひとつの場面を1週間試した記録のほうが、聞く人に伝わりやすくなります。

提案が動かない職場で、手の届く範囲を守る

数えて話しても、すぐに動かない職場はあります。人手や仕組みの問題は、一人の工夫では限界があります。そのときは、改善が通らないことを自分の力不足と受け取らず、「ここは自分の範囲を超えた所だ」と区切って考えます。

区切ったうえで、自分の範囲でできることを続けます。まとめる、見える化する、といった自分の動きの工夫は、続ける価値があります。一方で、委員会や係の仕事が重くなっているなら、委員会の負担が重いときの整理に、整理の仕方を書いています。仕事の優先順位がつけにくいなら、優先順位のメモの作り方も合わせて読んでみてください。

忙しさが残業に直結しているときは、看護師の残業が多いときで、記録の取り方や相談先を扱っています。夜勤や勤務そのものの負担が大きいときは、夜勤の回数を数字で伝える方法が手がかりになります。

一日の仕事と疲れを書き残しておくと、改善の効果が見えやすくなります。書き出す場所には、現在地ログが使えます。つらさが続いて、考える余裕もないときは、改善より先に、つらいときの窓口で話してみてください。