看護師のシフト作成を任されたとき。勤務表を組む手順と、つまずき所

着手の前に、決まりと材料をそろえる

勤務表は、いきなり枠を埋めはじめると、途中で前提が変わって組み直しになります。最初にするのは、任された範囲の確認です。誰が最終的に決めるのか、希望休の締切はいつか、組み方に病棟の決まりがあるか。ここが曖昧なままだと、あとで「聞いていない」という行き違いが起きます。

次に、材料を集めます。勤務表に反映する情報は、思いつくままに拾うと漏れが出るので、次の6点に分けて見ておきます。

• 前月からの持ち越し：月初に連続勤務や夜勤明けの日が食い込む人がいないか
• 希望休と、その申請のルール：上限の日数と締切
• 固定の予定：研修・会議・委員会・夜勤専従の人の勤務
• 各勤務帯の最低人数と、夜勤帯の人数
• 夜勤に入れる人と、条件つきで入る人（時短勤務、独り立ち前の新人など）
• 病棟の慣習：連休の回し方や、週末の分担のしかた

6点のうち、文書になっていないものがほとんどです。前任者や師長に、聞き取った内容をメモして確かめます。決まっていないことを洗い出すこと自体が、最初の大事な仕事です。

手順1・2：動かせない枠を先に置く

組む順番の原則は、動かせないものを先に置き、動かせるものを後から入れることです。動かせるものを先に置くと、固定の予定が出てきたときに全体が崩れます。

• 手順1：固定の予定（研修・会議・委員会・夜勤専従の人の勤務）を置く
• 手順2：承認済みの休み（希望休・有給・産休や育休など）を置く

希望休が重なったときは、その日の最低人数を割る日だけを、先に特定します。全部の希望を一度に調整しようとせず、人数が足りなくなる日に絞って、話し合う相手と順番を決めます。希望休の出し方と、調整のしかたは、希望休の出し方と調整にまとめています。

調整のとき、前の月に希望が通りにくかった人がいないかも見ておきます。毎回同じ人が譲る形になると、不公平感が積もります。誰に譲ってもらったかを、次の月の組み方の材料として、手元に残します。

手順3：夜勤を割る（計算の例つき）

夜勤は、勤務表のなかでも崩れやすい部分です。回数の公平さと、並びの無理のなさの両方を見る必要があります。はじめに、必要な夜勤の延べ枠を数えます。

例として、30日の月で、夜勤帯に毎日2人必要だとします。必要な枠は、2人×30日で60回です。夜勤に入れる人が10人なら、1人あたり平均6回になります。これは計算の例で、実際は、条件つきの人や、固定の勤務の人の分を引いて、割り直します。三交代なら、準夜と深夜を別々に数えます。

日本看護協会の2013年のガイドラインは、夜勤の回数について、三交代制は月8回以内を基本とし、それ以外の交代制は労働時間などに応じた回数としています。回数が公平でも、並びが公平とは限りません。連続する夜勤や、週末にかかる夜勤が、特定の人に偏っていないかも見ます。

割る順番としては、先に連続する夜勤の組を作り、そのあとで、夜勤明けの休みを置き、残りの夜勤を埋める方法があります。夜勤の入りと明けを先にセットで置くと、間隔の問題が後から出にくくなります。

病棟全体の話として、診療報酬のルールでは、看護職員の月平均夜勤時間を72時間以下とすることが、入院基本料の施設基準の1つです。現行の通知（令和8年3月5日 保医発0305第7号、令和8年6月1日から適用）でも、同じ入院基本料を算定する病棟全体の平均で計算し、夜勤専従者は計算に入れないとされています。個人の上限ではなく、療養病棟入院基本料の病棟は対象外です。夜勤専従の人の時間は、負担が過重にならないよう配慮するとも書かれているので、勤務表を組むときは、専従の人の回数も別に見ておきます。

手順4：目安に照らして、確定の前に点検する

枠が埋まったら、確定の前に点検します。日本看護協会のガイドラインの勤務編成の基準のうち、勤務表の点検に使いやすい項目は、次のものです。

• 勤務を終えてから次の勤務まで、11時間以上の間隔をとる
• 勤務の拘束時間は、13時間以内とする
• 夜勤の連続は、2回までとする
• 連続勤務は、5日以内とする
• 2回連続の夜勤のあとは、おおむね48時間以上の休息を確保する（1回の夜勤のあとも24時間以上が望ましい）
• 少なくとも1か月に1回は、土曜・日曜ともに前後に夜勤のない休日をつくる
• 交代の方向は、正循環とする
• 早出の始業時刻は、7時より前を避ける

法律の最低ラインも、あわせて見ます。労働基準法35条は、毎週少なくとも1回の休日、または4週間を通じて4日以上の休日を与えることを定めています。夜勤明けの日を休日に数えてよいかは、就業規則と勤務の組み方で変わるため、ここでは判断せず、管理者に確認してください。

手順5：知らせ方と、あとから直すとき

確定した勤務表は、全員が同時に見られる形で出します。一部の人にだけ先に見せると、あとの調整が不公平に見えます。出すときは、いつまでが変更の受付で、誰の承認が要るかも、一言添えます。

あとから変更が入るときは、一つ直すと別の所に影響が出ます。直したら、手順4の点検（間隔・連続・最低人数）を、変更した部分だけでもやり直します。直した理由と日付を、一行で残しておくと、次の月の材料になります。

今月は、○日の希望が重なって、お休みに調整できませんでした。来月の組み方の参考にしたいので、困った点があれば教えてください。

希望が通らなかった人に伝える例

記録は、勤務表そのものと、組むときに迷ったこと、直した理由の3つを残します。現在地ログに、出来事の記録として残しておくと、次に組むときの手がかりになり、負担も減ります。

シフトを組む立場は、人間関係の板ばさみにもなりやすい立場です。荷が重いと感じるときは、リーダーを任されて荷が重いときも読んでください。後輩に引き継ぐ場面では、後輩指導のときの考え方が使えます。